|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
HİBE BAŞVURUSU HAZIRLAMA TEMEL PRENSİPLERİ
ÖNEMLİ NOT
Bu belge “2006 Teklif Çağrısına Başvuru Yapacaklar için Rehber” de yer verilen proje hazırlama kurallarını tamamlayıcı- açıklayıcı olması için hazırlanmıştır. Adı geçen rehberin yerine geçecek bir belge değildir ve “Başvuru Yapacaklar için Rehber” ve eklerinin okunması, özellikle de kurallara aşina oluncaya kadar tekrar tekrar okunması gereklidir.
1. Temel Prensipler
Kendinize soracağınız ilk soru: Neden bu hibe programından fon almak için başvuruyorsunuz?
Bu sorunun basit cevabı :
Projenize hibe almak üzere ilgili tarafları etkilemek için teklif yazıyorsunuz. En başta Değerlendirme Komitesini / değerlendiricileri tespit ettiğiniz problem hakkında bilgi sahibi olduğunuz ve projenizin yüksek öncelikli projelerden biri olduğu konusunda ikna etmelisiniz. Ayrıca, verilecek hibeyi doğru şekilde kullanılacağınız; projeyi etkin ve verimli bir şekilde önerilen zaman kısıtı içerisinde tamamlayacağınızı göstermek zorundasınız. Bu yüzden başvurunuzu basit bir tanımlama değil, etkileme aracı olarak görmelisiniz.
Teklifinizi kimler okur?
Proje teklifiniz iki farklı grup tarafından okunacaktır:
- Bağımsız değerlendiricilerin görevlendirildiği durumda, en az iki bağımsız teknik uzman tarafından projeniz okunacaktır. Bunlar projenizin teknik ve mali yetkinliğini değerlendirecek ve değerlendirme komitesine bir rapor sunacaklardır; ancak, projenizin hibe alıp almaması ile ilgili nihai kararı vermeyeceklerdir. Değerlendirme Komitesi nihai kararı verecek ve bu karar bir önceki teknik danışmanların değerlendirmesini temel alacaktır.
-Bağımsız değerlendiricilerin görevlendirilmediği durumlarda ise projeniz en az iki Değerlendirme Komitesi üyesi tarafından okunacak ve bu değerlendirmeler temelinde Değerlendirme Komitesi nihai kararı verecektir.
Bu, teklifinizin:
- ikna edici
- Teknik olarak detaylı ve doğru olması gerektiğini söyler. Gerekli araştırma, akıl yürütme ve planlama yapmadan proje teklifi yazmaya başlamayın! Mümkünse, başvurunuzu sunacağınız tarihten en az bir ay önce yazmaya başlayın.
Kuruluşunuzu iyi tanıyın, yani kimliğiniz hakkında açık olun, zayıf ve güçlü yanlarınızı belirleyin. Proje yönetimi, finansal yönetim, teknik yetkinlik ve genel yönetim becerisi konularında güvenilir bir geçmişiniz olduğunu belirtin. Dil kullanımında dikkatli olun. Kısa cümleler kurun. Sade bir dil kullanımı projenizin kolay anlaşılmasını sağlayacaktır. Yapabildiğiniz her yerde cümlelerinizi edilgin çatı yerine etken çatı ile kurunuz. ( ör: “tüm eğitim kursları özel eğitilmiş proje personeli tarafından yürütülecektir “yerine “özel eğitilmiş proje personeli tüm eğitim kurslarını yürütecektir”)
Teklif sayfa sayısı açısından değil, teknik içerik, mali etkinlik ve sunum açısından değerlendirilecektir.
Teklifinizi profesyonelce ve düzenli bir paket halinde sunun. Tüm teklifi bir satır aralıkla bilgisayar ortamında ya da daktilo ile yazınız. Teklifinizi başvuru formu ve rehberde belirtilen sırada yazınız, düzenleyiniz ve sununuz. Başvuru formunu değiştirmeye kalkışmayınız – proje teklifiniz idari uygunluk kriterlerine uyulmadığı için reddedilebilir.
Başvuru formunun ve destekleyici belgelerin güvenli bir şekilde birbirlerine tutturulduğundan ve doğru sıralamada olduklarından emin olun. Spiral dosyalama, değerlendiriciler tarafından kolaylıkla okunabileceğinden en tercih edilen sistemdir. Teklifinizin sayfalarını poşet dosyalara koyup klasöre takmayınız. Klasör kullanacaksanız her sayfayı delerek doğrudan klasöre takınız. Bölümleri ayırmak için renkli ayraçlar kullanınız. Her belgenin bir içindekiler listesi ve sayfa numaraları olduğundan emin olun zira bu değerlendiricinin sayfalar arasında rahatça dolaşmasını sağlar. Gerekenleri İmzalamayı ve istenilen kopya sayısında sunmayı unutmayın
2. Hedeflerin, Faaliyetlerin ve Sonuçların Tanımlanması
Bu hibe planı için başvuru formu dört ana bölümden ve eklerden oluşmaktadır.
Bölüm I. Proje – bu bölümde projenin hedeflerini belirtmeli, proje gerekçelerini sağlamalı, faaliyet ve yöntemi tanımlamalı ve proje sonuçlarından bahsetmelisiniz.
Bölüm II. Başvuru sahibi – bu bölümde kuruluşunuz hakkında temel verileri sunmalı ve kuruluşunuzun kapasite ve deneyimini tanımlamalısınız.
Bölüm III. Başvuru sahibinin projeye katılan ortakları – proje ortakları deneyimleri ve yönetimleri de belirtilmek üzere tanımlanmalıdır.
Bölüm IV. Başvuru sahibinin beyanları – başvuru sahibinin beyanlarını içerir.
Bütçe, maliyetlerin gerekçelendirmesi ve beklenen fon kaynakları EK B’de belirtilen formata göre hem elektronik kopya (Excel) hem de kağıt kopya olarak hazırlanacaktır.
Mantıksal Çerçeve (Excel dosyası)
Kilit uzmanların özgeçmişleri – Özgeçmişler AB formatında olmalıdır ve teklifteki her kilit uzmanın pozisyonu hakkında açık bir tanımlama içermelidir.
Ek Belgeler – Başvuru sahibinin ve ortaklarının kuruluş tüzükleri ve ana sözleşmeleri, yıllık rapor, vergi kaydının bir kopyası, kar/zarar tabloları ve bilanço, eğitim programı (Bu belgelerden birinin eksik olması halinde başvurunuz idari uygunluktan geçemeyecek ve elenecektir)
Elinizdeki kitapçığın takip eden bölümlerinde, Başvuru Formunun her bölümü hakkında sizlere rehber olabilecek yorumlar sunulmaktadır. Başvuru Formunun bölüm numaraları takip edilmiştir.
Bölüm I. Proje
1. Tanımı
1.1 Proje Adı
Proje adı kısa, anlamı açık ve ilgi çekici olmalıdır (“ Sevimli” olmasına çalışmayın). Başlığınızı küçük bir özet olarak düşünün. İyi bir başlık okuyucuya projenizin anahtar fikri hakkında hızlı bir resim çizmek zorundadır.
Aşağıdaki örneklere dikkat edecek olursanız her ikisi de aynı sözcükleri farklı bir sırayla kullanmaktadır. 1 nolu başlıklı Proje gelişmede kadının rolü üzerine odaklanmıştır. 2 nolu başlıklı proje ise girişimcilik teşviki üzerine odaklanmış gibi gözükmektedir. Halbuki iki proje de aynıdır! Kelimelerin doğru sırada olduğundan emin olun.
Başlık 1 – Bölgesel Gelişmede Kadınlar ve Girişimciliğin Teşviki Projesi
Başlık 2 – Sınır İllerinde Kadın Girişimciliğin Teşviki Projesi
Anlaşılmak için gerçekten gerekli olmayan kelimeleri başlığınızdan çıkartmaya çalışın. Aşağıdaki 1. Başlık ta çok fazla sözcük yer almakta. 2. Başlık ise aynı açıklıkta ancak daha az sözcüğe sahip
Başlık 1 – Tarım Zararlıları ile Mücadele ve Tarımda Verimin Artırılması için Zirai Mücadele Danışma Merkezlerinin oluşturulması Projesi.
Başlık 2 – Tarımda Verim için Ortak Zirai Mücadele Projesi. 1.2 Yer 1.3 Türkiye Cumhuriyeti Merkezi Finans ve İhale Biriminden talep edilen tutar (İhale Birimi) 1.4 Proje Özeti
Proje özetinizi önemli bir bölüm olarak düşünün. Belirli, kısa ve öz olsun. Teklifinizde daha sonraki bir noktada açıklanacak bölümlerin detayına inmeyin.
Proje genel Açıklaması okuyucunun zihninde teklifinizin “tablosunu” çizmelidir.” Genel çerçeveyi öyle çizebilmelidir ki teklifin geri kalan kısmı bu çerçevenin içerisinde yer almış olsun. Uzunluk açısından, yaklaşık 10-20 satır olması gerekir.
Proje özetiniz aşağıdakilerin kısa ve öz özetini içermelidir:
- Proje Hedefleri; - Program hedefleri ve sektörleri ile ilgisi - Hedef gruplar ve proje bölgesi; - Ana faaliyetler; - Sonuçlar.
Proje özetini hazırlamanın en iyi zamanı tüm proje tasarımını ve geliştirmesini tamamladıktan ve projenizin her bölümünü çok iyi anladıktan sonradır. Proje Özeti değerlendiricinin aklında büyük bir olasılıkla güçlü bir etki bırakacaktır. Proje özeti üzerinde iyi çalışmakla değerlendiricinin baştan projeniz hakkında olumsuz bir fikre kapılmasına ve aşağıda belirtilen hükümlere varmasına engel olursunuz.
- Orijinal bir fikir değil - göreceli olarak zayıf - kapsam çok geniş - sonuçlar belirgin değil - problem çok önemli değil - Teklif yeterince odaklanmamış
Değerlendirme uzmanının projenin ilk okuyacağı bölümü “özet” tir. Bu proje özetinin ne denli önemli olduğunu ve neden kısa, öz, açık olması gerektiğini göstermektedir.
Proje Özeti Örneği
Örnek 1. Proje tarımda verimi artırmaya katkıda bulunmak amacına yönelik olarak, ABC sınır bölgesinde zirai mücadelenin ortaklaşa etkinleştirilmesi ve modern zirai mücadele tekniklerini öğrenmesini ve uygulamasını amaçlamaktadır. Proje, Programın bölgesel kalkınma ve sınır ötesi işbirliğinde yer alan yerel ve bölgesel kuruluşların kurumsal yeteneklerinin artırılması hedefi ve konusu itibariyle Programın bölgesel kalkınma önceliği ile uyumludur. Proje kapsamında sınır ötesi atölye çalışmaları, bilgilendirme eğitimleri yapılacak, kitapçık ve broşürler hazırlanacak danışma merkezi kurulacaktır. Böylelikle, sınır bölgesindeki hedef kitle içinde yer alan yaklaşık 5000 çiftçi ailesinin modern zirai mücadele tekniklerini öğrenmesi ve uygulaması sağlanacaktır.
1.5 Hedefler
Bu bölümde projenizin genel ve özel hedeflerini tanımlamanız gerekmektedir..
Genel hedef projenizin geniş ve uzun vadede hedefini daha geniş bir politika çerçevesinde tanımlar. “Proje neden önemlidir” sorusuna cevap verir.
Genel hedeflerle ilgili hatırlanması gereken önemli hususlar aşağıda belirtilmiştir
- Genel hedefe tek başına ulaşmanıza imkan yoktur. Projeniz genel hedefe ulaşılmasına ancak katkıda bulunabilir. - Genel Hedef projenizin ve aynı amaçlı diğer projelerin başarılarının ölçülebileceği kıyas noktası oluşturur. - Genel Hedef kuruluşunuzun misyonu ve aynı zamanda OKPF ‘nun genel hedefi ile uyumlu olmak zorundadır
Özel hedef ise genellikle projenizin faaliyetleri sonucunda ulaşılması gereken hedeftir. Belirli zaman sürecinde gerçekleştirilecek olan bir sonuçtur ve belirli bir bölgede, belirli bir sorunu çözebileceğine, genel hedef ve amaca katkıda bulunabileceğine inanılan bir stratejidir. Özel hedef genellikle aşağıdakilerden bahseder:
- Neye ulaşmak istiyorsunuz (sınırlarınız); - Nasıl ulaşmak istiyorsunuz (araçlarınız); - Nihai faydalananlar kimler olacaklardır?
Proje hedefi ne kadar özel olursa, ona ulaşmak için faaliyetlerin tasarlanması o kadar kolay olacaktır. Özel hedeflerin hedefle ilgili sayılar içermesine çalışın. Böylelikle, ilerlemenizi ölçmeye yardımcı olacak olan göstergeleri de hedefe dahil etmiş olursunuz. Proje, uygulama sonunda özel hedefine ulaşıp ulaşmadığına bakılıp değerlendirilecektir.. Bu yüzden gerçekçi olmalıdır. Kuruluşunuzun beceri ve kapasitesini olduğundan fazla düşünerek imkansızı taahhüt etmeyin.
Proje hedef örnekleri
Projenin Genel hedefi bölgede tarımda verimi artırmaya katkıda bulunmaktır.
Projenin Özel hedefi ABC sınır bölgesindeki zirai mücadelenin ortaklaşa etkinleştirilmesi ve yaklaşık 5000 çiftçi ailesinin modern zirai mücadele tekniklerini öğrenmesini ve uygulamasını amaçlamaktadır
Hedefler , güçlü fiillerle (bir şeyi yapmak ) belirtilmelidir; proje tarafından elde edilecek değişimi ve bunun kimler için olduğunu belirtmelidir ( hedef gruplar). Ayrıca, hem Sözleşme Makamı hem de proje uygulayıcıları için projenin özel ve genel hedeflerine ulaşıldığına dair bilgi verecek ölçülebilir göstergeler sunmalıdır.
Unutmayın ki özel hedefler projenizin faaliyetleri için temel oluşturacak ve aynı zamanda projenizin değerlendirilmesinde de her zaman dikkate alınacaktır.
Normal olarak, her proje için yalnız bir tane özel hedef olmalıdır ancak birden fazla alt-hedef olabilir ki bunlar da üçten fazla olmamalıdır. Genel ve özel hedefler birbirleri ile açıkça ilintili olmalıdır.
Özet olarak:
- Hedefler proje için bir strateji belirlemenize ve bu strateji doğrultusunda faaliyetlerinizi planlamanızda yardımcı olurlar. - Hedefler Proje sürecinin tasarlanması için bir çerçeve sunarlar. - Hedefler değerlendiricinin muhtemel başarıları/başarısızlıkları görebilmesi için gerçek bir kontrol listesi görevi görürler.
Unutmayın: Hedefleriniz projenizi okuyan kişiye aşağıdaki hususlarda açık ve net bir bilgi sunmalıdır:
- Projenin OKPF Programı öncelikleri ile uyumlu olup olmadığı; - Ulaşmak istediğiniz şey konusunda ne kadar açık olduğunuz; - Gerçekçi olup olmadığınız ve öyle ise projenin faydalı bir etkisi olup olmayacağı.
Hedef belirlerken şu hatalardan kaçının :
- Projenin genel hedefi OKPF Hibe Programının hedefleri ile uyumlu değildir; - Projenin özel hedefi açık değildir. Bu değerlendiricinin özel hedefin projenin genel hedefi ve program hedefleri ile uyumlu olup olmadığını kontrol etmesini imkansız kılar; - Proje hedefleri ile belirlenen ihtiyaç ve problemler arasında tutarsızlık bulunması; - Projenin özel hedefi gerçekçi değildir ve proje süresi boyunca elde edilmesi imkansızdır; - Proje özel hedefleri faaliyetler olarak biçimlendirilmiştir. ( bu özel hedeflerin belirlenmesinde yapılan en yaygın hatadır)
1.6 Gerekçelendirme
Bu bölüm en fazla üç sayfadan oluşmalıdır. Bu bölümde, Projenizin Program hedefleri ve Program önceliklerinden en az biri ile çakıştığı; hedef bölgenin ve hedef grubunun tespit edilen problemlerinin giderilmesi için projenize ihtiyaç duyduğu açıkça gösterilmelidir. Bu kısım proje teklifinizin en önemli kısmıdır. Bir proje diğer yönleri ile ne kadar iyi hazırlanmış olursa olsun Programının amaçları ve öncelikleri ile bağdaşmıyorsa desteklenmeyecektir. Bu bölüm (1.6) yedi alt bölümden oluşmaktadır.
(a) Projenin programın (OKPF Hibe Programı) hedefleri ile ilişkisi ve
(b) Programın öncelikleriyle ilişkisi
Projenizin genel ve özel amaçlarının OKPF Hibe Programının genel ve özel amaçlarına mutlaka uygun olması ve bu amaçlarla örtüşmesi gerekmektedir. Eğer bu uygunluk sağlanmaz ise projeniz uygun görülmeyecek ve daha ilk safhada uygunluk kriterlerinden dolayı reddedilecektir.
Bu bölümde projenizin OKPF Programının hedeflerine nasıl katkıda bulunacağını çok net olarak açıklamalısınız. Program hedeflerini tekrar hatırlayınız:
OKPF Programının Hedefleri ve öncelikli sektörleri
Genel hedefler
- İki ülke arasında, özellikle yerel düzeyde sınır ötesi işbirliğinin geliştirilmesi: - Sınır bölgesinin ekonomik potansiyelinin daha fazla geliştirilmesine destek verilmesi
Özel hedefler
- Sınır bölgesindeki farklı yerel ve bölgesel teşkilatlar arasında iletişimin kurulması veya derinleştirilmesi ve geliştirilmesi - Sınır bölgesindeki yerel ve bölgesel teşkilatlar arasında sınır ötesi ortak proje uygulama yapılarının oluşturulmasının hızlandırılması ve desteklenmesi; - Ortak projelerin tanımlanması ve uygulanması amacıyla bölgesel kalkınma ve sınır ötesi işbirliğinde yer alan yerel ve bölgesel kuruluşların kurumsal yeteneklerinin artırılması ve ilerideki kalkınma programlarına katılımlarının ve bu programlardaki işbirliğinin artırılması; - Yerel/bölgesel ekonomik kalkınma ve istihdamın desteklenmesi ve sınır bölgesindeki kültürel hayatın geliştirilmesi.
Programın Öncelikli sektörleri/ konuları
- Ekonomik kalkınma - Turizm - Kültür alışverişi - Yerel ve bölgesel düzeyde kurumsal kapasite oluşturulması
(c) Hedef bölgenin (projenizin uygulanacağı bölge) projenize olan ihtiyaçlarının ve sınırlamaların tanımlanması
Bu alt bölümde problemler açıklanmalı ve teklif ettiğiniz projenin bu problemlerin çözümü için gerekli olduğunu ortaya koymalısınız. Seçilen bölgede problemler nelerdir? Problemlerin nedenleri nelerdir? Problemlerin etkileri nelerdir? Olası çözüm önerileriniz nelerdir?
Bu analizlerin odaklandığı hususlar projenin işaret ettiği problemlerle ilgili olmalıdır. Örneğin projeniz bölgedeki tarım sorunlarını konu alıyorsa, bölgedeki tarım sorunları ile ilgili bilgileri eklemelisiniz. Özel olarak tarımın önündeki engelleri belirterek bunlarla nasıl mücadele edeceğinizin analizini yapmalısınız.
Örnek : Hedef Bölgenin İhtiyaç ve Sınırlamaları Analizi
ABC bölgesinde 2005 yıl sonu TUIK istatistiklerine göre yaklaşık 10,000 kişi işsizdir. İşgücü piyasasına yeni katılanların çoğu lise ve üniversite mezunu gençlerdir. Türkiye ekonomisinde son yıllarda yaşanan istihdamla ilgili sorunlar bölgeye de kendi ölçeğinde yansımaktadır. Bölgenin Türkiye genelinden farklı diğer bir özelliği tarımdaki istihdamda yüksek oranlı azalma ve bu kişilerin işgücü piyasasına vasıfsız olarak katılımıdır.
Son on yılda meydana gelen hızlı yapısal değişiklik geleneksel işgücü piyasasını da değiştirmiştir. Sanayide 10 yıl öncesine göre daha az insan çalışmaktadır. Bu olumsuzluklara rağmen iyi eğitilmiş ve değişken ortamlara uyabilecek kimselere hizmet sektöründe birçok fırsatlar sunulmaktadır. Son zamanlarda yapılan araştırmalar bölge ekonomisinin büyüyen sektörlerdeki işgücü talebi ile işgücü piyasasına girmekte olan gençlerin temel beceri ve özellikleri arasında önemli bir farklılık olduğunu ortaya koymaktadır. Bölgedeki mesleki eğitim kurumlarının işgücü piyasasındaki değişikliklere cevap verebilecek şekilde yapılanmaları gerekmektedir. İşgücü piyasasına yeni giren gençlere ve tarım sektöründen piyasaya katılan vasıfsız işsizlere meslek edindirme ve işe yerleştirme konusundaki hizmetler yetersiz kalmaktadır. Bu durum bölgedeki gençler arasında uzun süreli işsizliğin giderek artmasına neden olmaktadır.
(d) Hedef Grupların Listesi ve Doğrudan ve Dolaylı Faydalananların Tahmini Sayısı
Bu bölümde kullanacağınız teknik terimler konusunda dikkatli olunuz:
Hedef Grup – projeden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup veya topluluk
Doğrudan Faydalanıcılar- projeden doğrudan doğruya fayda sağlayacak olan – topluluk veya kesim
Dolaylı Faydalanıcılar – projeden uzun vadede fayda sağlayacak olan topluluk veya kesim
Eğitim kuruluşlarının (hedef grup) kapasite ve olanaklarının geliştirilmesini amaçlayan bir projede, doğrudan faydalanıcılar daha kaliteli eğitim alarak sahip oldukları nitelikleri iyileştiren işsizler ve dolaylı faydalanıcılar ise daha iyi eğitilmiş iş gücünü istihdam eden kuruluşlardır.
Hedef gruplar ve doğrudan faydalanıcılar detaylı olarak tanımlanmış olmalıdır. Başvuru formu hedef grup ve doğrudan faydalanıcıların sayı ve özellikleri ile ilgili blgiler içermelidir – cinsiyet, yaş, eğitim düzeyi, dezavantajı, işsizlik tipi (ilk defa iş başvurusunda bulunanlar, işten çıkarılmış işçiler, vb. )
Proje hedef grubunun çok geniş olmamasına ve homojen bir dağılıma sahip olmasına dikkat edilmelidir. Buna bağlı olarak, hedef kitlesi tüm tarım ve sanayi sektörü olan bir projenin, tarım alanında etkili olacak bir yaklaşım sanayi sektörü için aynı şekilde etkili olamayacağından, başarılı olmasının hayli zor olacağı neredeyse kesindir.
e) Hedef kitlelerin ve faaliyetlerin seçim nedenleri
Sorun(lar) dikkatle değerlendirilir ve hedef grupların seçimi iyi yapılmış ihtiyaç analizlerine dayandırılırsa, hedef grupların seçimi kolay olacaktır. Seçimin nedenleri aşağıdakilerle ilişkilendirilebilir;
- Hedef Grupların karşılanamayan acil ihtiyaçları - Hizmet sunumundaki açıklar - Yeni fırsatlar - Seçilmiş hedef kitleye verilecek hizmetin sağlanmasında önceki deneyimler
(f) Faaliyetin hedef gruplarla bağlantısı
Bu alt bölümde, öngörülen faaliyetler ile hedef grupların ihtiyaç ve özelliklerinin ilişkisini kanıtlamanız gerekmektedir. Daha önce gerçekleştirmiş olduğunuz proje, araştırma ve çalışmalardaki deneyimlerinize atıfta bulunabilirsiniz.
En iyi uygulama projenin hedef gruplarla yapılmış olan görüşme, mülakat, odak grup çalışması gibi bazı çalışma sonuçlarına dayandırılmasıdır. Bu nedenle, bu bölümde hedef grupla nasıl bağlantılar sağladığınızı, hedef gruptaki kişilerin proje başvurusunun hazırlanmasındaki katkılarını ve projenin uygulanması için verecekleri desteği anlatınız. Hedef grubun temsilcilerinden alacağınız destek mektupları bu açıdan yararlı olabilir. İlgili ekleri başvuru formuna ekleyiniz.
Projenin hazırlanma aşamasında özel bir ihtiyaç analizi araştırması yaptıysanız veya proje yöntemlerini test etme olanağınız oldu ise, araştırmalarınızın sonuçlarını gösteren bir raporu başvuru formuna eklemeyi unutmayın.
(g) Projeniz bir problemi çözmek için yenilikçi bir yaklaşım getirmek, model olabilecek bir uygulama başlatmak, kadın erkek eşitliğine katkıda bulunmak, dezavantajlı gruplara eşit şanslar sunmak gibi bir değer taşıyorsa bunu lütfen açıklayın.
Bu alt bölüm projenizin yukarıda bahsedilen tarzda ilave özelliklerini anlatmalıdır. Bu özellikler aşağıdakiler gibi olabilir:
- Yeni ve etkili bir yaklaşımla bir problemin çözümüne katkıda bulunmak; - Farklı bölgelerde kullanılmak üzere bir model oluşturabilecek uygulamalar; - Kadın – erkek eşitliğini destekleyici, yaygınlaştırıcı uygulamalar; - Dezavantajlı grupların (örneğin sakatlar) toplumun diğer kesimleriyle eşit fırsatlara sahip olmasına katkıda bulunacak uygulamalar.
Yaratıcılık ve iyi uygulama her projenin kendine has özelliğidir. Örneğin, bu özellikler bölgede turizmin yaygınlaştırılması amacı ile bölge halkının projelere katılımcılığını arttırmaya yönelik, halkın birbiriyle dayanışmasını güçlendirmeye yönelik veya hedef kitlenin özelliklerine göre tasarlanmış, onların turizm alanında varlıklarını sürdürebilme ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olabilir. Kullanılacak uygulamaların tamamen yeni olması gerekmez, Diğer bölgelerde/ülkelerde kullanılan en iyi uygulamaların alınıp kendi bölgenize uyarlanması da olabilir. Göz önünde bulundurulması gereken nokta yaratıcılık ve yenilikçiliğin ancak hedef kitlenin ihtiyaçlarına cevap verdiği, onlar tarafından benimsendiği takdirde faydalı olacağıdır. Örneğin, eko-turizm bazı bölgeler için başarılı bir yeni yaklaşım/uygulama olabilir, ama bazı bölgeler içinde tamamen uygulanması, kabul görmesi imkansız bir uygulamadır. Genellikle yeni uygulamalar bire bir kopyalanmamalı, uygulamanın yapılacağı bölgeye göre uyarlanmalıdır.
Bölüm 1.6’yı yazarken yapılan başlıca hatalar
- Projenin yürütüleceği bölgenin ve hedef kitlenin yeterli derecede analiz edilmemesi ve kullanılan verilerin gerçekçi olmaması - Projenin hedef kitlenin önemli sorunlarına, ihtiyaçlarına hitap etmemesi, proje hazırlanırken bu ihtiyaçların/sorunların göz önünde bulundurulmaması; - Hedef kitlenin yeterince detaylı tanımlanmaması veya çok geniş tutulması - Seçilen hedef kitlenin ve diğer faydalanıcıların proje ile ilgileneceklerine dair bir kanıtın bulunmaması (örneğin siz bir eğitim programı sunacaksınız ama acaba hedef kitle bu programa ilgi gösterip katılacak mı?).
1.7 Faaliyetlerin ayrıntılı tanımı
Bir faaliyet projenin amaçlarına ulaşmak için neler yapılacağını anlatır. Sadece somut sonuçları olan aktivitelerin anlatılması gerekir.
Bu bölüm 9 sayfayı geçmemelidir. Bu 9 sayfa içinde bölüm 2.0’da belirtilen sonuçlara ulaşmak için yapılacak her faaliyetin başlığı, detaylı tanımı, her ortağın/ iştirakçinin/ alt yüklenicinin faaliyete katkısı anlatılmalıdır. Dikkat edilmesi gereken noktalar; faaliyetlerin detaylı tanımı ile bölüm 1.9’un (süre ve faaliyet tanımı) birbirine karıştırılmaması ve ortaklar için belirtilen sorumlulukların Bölüm IV’deki “Ortakların Tanımı” ile çelişkili olmamasıdır. Unutmayın ki bir faaliyeti bu bölümde göstermezseniz veya bu bölümden çıkarırsanız, projenin uygulanması sırasında onu tekrar projeye eklemek için onay almanız neredeyse imkansızdır. Bu nedenle projeyi hazırlarken çok dikkatli bir şekilde amaçlarınıza ulaşmak için hangi faaliyetleri yapmanız gerektiğini düşünün ve bunların hepsini baştan projeye dahil edin!
İyi Açıklanmış Faaliyet Örneği
Faaliyet 1. Eğitime katılacak kişilerin seçilmesi
Bu faaliyetin amacı projemizin sağlayacağı olanaklara en çok ihtiyacı olan genç bay ve bayanlara ulaşarak, aralarından projenin gerektirdiği şartlara (7 ay boyunca, haftada 5 gün – Pazartesi’den Cuma’ya – sabah 9 aksam 6 arası katılım şartı) uyarak projeye katılacakları seçmek. Projeye katılacakların seçimi sırasında kesinlikle katılımcının cinsiyeti ve etnik kökeni göz önünde bulundurulmayacaktır.
Proje ile ilgili bilgi hedef kitleye aşağıda belirtilen yollarla ulaştırılacaktır: basın duyuruları ( 3 yerel gazete ve bir yerel televizyon kanalı proje çerçevesinde verilecek eğitimlerle ilgili bilgiyi yayınlamaya istekli olduklarını belirttiler) ve hedef kitlenin yaşadığı fakir bölgelere asılacak afişler. Bölgenin önde gelen kişilerinin ve kurumlarının (muhtar, ilgili yerel yönetimlerin ofisleri, vb.) hedef kitle ile doğrudan temas kurulması konusunda desteği alınacak. Basın ve duyuru kampanyası 30 gün süresince devam edecektir.
Başvuranlar arasından 60 kişi eldeki bilgilere ve başvuranın çıraklık eğitimi uzmanlarıyla yapacağı mülakata göre seçilecektir. Seçim işlemi sırasında aşağıda belirtilen kriterler esas alınacaktır:
- Katılımcılar 18-24 yaşları arasında olmalıdırlar; - Liseden okulu terk etmiş olmalıdırlar; - Kendilerinin ve ailelerinin gelir seviyesi çok düşük olmalıdır; - İnşaat işlerini öğrenmeye istekli olduklarını belirtmiş olmaları gerekmektedir.
Katılımcıların seçilmesi işlemi projenin başladığı ilk ay içinde yapılacaktır. Girişimciliğin Gelişmesi Derneği halka duyurulmasından sorumlu olacak ve VEDA Halk Merkezi katılımcıların seçilmesi işlemine öncülük edecektir. Bu işlemler için uzmanlar 20 tam işi günü emek sarf edecektir.
Beklenen çıktı ve sonuçlar: Gerekli kapasiteye sahip 60 katılımcının şeffaf bir şekilde seçilmesi; halkın projeye olan ilgisinin ve AB’nin projeye olan katkısı hakkında bilgisinin giderek artması.
Faaliyet 2. Projeyi yürütecek ekibin eğitimi
ZBH Projesini yürütmek için seçilen ekibin tam bir uyum içinde çalışması gerekmektedir. Ekibin çoğu katılımcılarla birden fazla konu üzerinde çalışacak, bu nedenle klasik biçimde sınıflarda ders anlatmanın yanı sıra katılımcılara danışmanlık yapacak, onların liderlik becerilerini geliştirme gibi konularda da yardımcı olacaktır. Bütün proje ekibinden dersler dışındaki kendilerine ait zamanı kullanarak ders programını, derslerde kullanılacak materyali hazırlamaları beklenmektedir. Uyumlu bir ekip olmak için gerekli ortamın yaratılması için, inşaat işçiliği, katılımcı kitlesi, projenin amaçları, hedefleri gibi konuları içerecek ve çalıştaylar, fikir alışverişi gibi faaliyetlerden oluşan 5 gün sürecek programa katılacaklardır. 5 günlük program ZBH’nin ofisinde gerçekleştirilecek ve aşağıdaki faaliyetlerden oluşacaktır:
Pazartesi Sabahı: Takım Kurma Çalıştayı (dışarıdan danışmanın katılımıyla) kendini karşındaki kişinin yerine koyma, fikir alış verişi ve ekibin birbirlerinin tecrübeleri hakkına daha fazla bilgi sahibi olmasını sağlayacak aktiviteler.
Pazartesi Öğleden Sonra: ZBH’nin misyonu ve hedefleri hakkında proje yöneticilerinin yapacağı sunumlar ve fikir alış verişi
Salı Sabahı: İnşaata Giriş I; Projeye katılacakların vaktinin büyük bir kısmını geçireceği İnşaat Sahasının proje ekibine tanıtmak amacıyla yapılacak bilgilendirme gezisi.
Salı Öğleden: İnşaata Giriş II; Uzmanlar tarafından verilecek olan, proje ekibinin iş terminolojisini ve işin yürütülüşünü anlamasına yardımcı olacak dersler.
Çarşamba Sabahı: İngilizceye Giriş I; İngilizceyi hiç bilmeyenlere İngilizce nasıl öğretilir üzerine proje ekibine verilecek olan sunum.
Çarşamba Öğleden Sonra: İngilizceye Giriş II; İngilizce bilmeyenlere ders veriyormuş gibi ders verme üzerine pratik yapma.
Perşembe Sabahı: Bilgisayar Laboratuarının eğitimlerde faydalı bir şekilde kullanılması üzerine laboratuar sorumlusu tarafından verilecek sunum.
Perşembe Öğleden Sonra: Bilgisayar Laboratuarı II; bilgisayar yardımıyla eğitim ve yazılım paketlerinin bazı sıkıntıları olan katılımcılara nasıl yardımı olabileceğine dair fikir alış verişi.
Cuma Sabahı: Danışmanlık I; yöre halkının durumu ve ZBH projesinin kaynaklarının katılımcılara sağlık, çocuk bakımı, yaşam standartları, aile, yasal konularla ile ilgili nasıl yardımcı olabileceği üzerine fikir alış verisi.
Cuma Öğleden Sonra: Danışmanlık II; Öğrenme zorluğu, uyuşturucu madde, alkol, tiner bağımlılığı, aile içi şiddet, psikolojik sorunları olan kişilerin nasıl tespit edilip, bu kişilere nasıl yardım edilebileceği üzerine çalıştay.
Beklenen çıktı ve sonuçlar: Projenin uygulanmasından sorumlu olacak, daha önceden bu işi yapmamış 20 kişiye, projeyi başarılı bir şekilde uygulayabilecekleri bilgi ve becerilerin kazandırılması.
Yapacağınız faaliyet açıklamaları projeleri değerlendiren ve daha sonra da projeleri denetleyecek olan kişilere ne yapmak istediğinizi açıkça anlatacak detaya sahip olmalıdır. Aynı zamanda, değerlendiricilerin ve izleme uzmanlarının her faaliyet için belirlediğiniz maliyetleri değerlendirebilmesini sağlamalıdır. Her faaliyetin açıklaması yeterli detayda olmalı ve aşağıdaki sorulara cevap verebilmelidir:
- Ne? - Nasıl? - Kaç Adet? - Nerede? - Kim? - Ne kadar sürede? - Ne Zaman?
1.8 Metodoloji
Bu bölümde değerlendiricileri yapacağınızı söylediğiniz işi başarmak için kullanacağınız metotların / uygulamaların etkili, verimli olduğuna ve bu metotların uygulanmasıyla projenin iyi yönetilmiş olacağına ikna etmemiz gereklidir. Bu bölüm en fazla dört sayfa olabilir ve aşağıda anlatılan noktaları detaylı bir şekilde açıklamalıdır:
(a) Uygulama Yöntemleri
Bu alt bölümde projenin uygulanmasında kullanacağınız yöntemlerin gerçekten uygulanabilir olduğunu ve bu sayede hedef kitle üzerinde somut ve kalıcı etkiler yaratacağını anlatmalısınız. Anlatımınız açık olmalı ve tercih ettiğiniz yöntemlerin sizi hedeflerinize nasıl ulaştıracağını, projenizin problemlerini / ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını açık bir şekilde ortaya koymalıdır. Kullanacağınız yöntemler ile ulaşmayı planladığınız hedefler arasında çok açık bir bağlantı olmalıdır.
Proje uygulamaları sırasında ortaklarla ve diğer katılımcılarla nasıl işbirliği yapacağınızı bu bölümde anlatabilirsiniz. Paydaşların projenize olumlu katkılarını sağlamak için kullanacağınız yöntemleri de yine bu bölümde anlatabilirsiniz.
(b) Önerilen yöntemlerin seçilme nedenleri
Bu bölümde seçtiğiniz yöntemlerin seçilme nedenleri anlatılmalıdır. Özellikle kullandığınız yöntemler yeni ve daha önce uygulanmamış ise bu bölümdeki açıklamalarınız önem kazanmaktadır.
Bu bölümde açıklamanız gerekenler genellikle şunlardır:
- Önerilen yöntemin toplumsal çevre şartlarına uygunluğu - Uygulama yöntemi ile hedef kitlenin özellikleri arasındaki bağlantı (seçilen yöntem hedef kitle için neden uygundur, hedef kitle bu yöntemi neden benimseyecektir?). - Planlanan faaliyetlerin hedeflediğiniz sonuçlara sizi nasıl ulaştıracağının açıklanması - Kullandığınız yöntemler eğer başka projelerde kullanılıp başarılı olmuşlarsa, o projelerin anlatılması. - Başka projelerden veya değerlendirmelerden çıkarılmış derslerden bahsedilmesi. - Potansiyel olarak var olan risklerin ve bu riskleri engellemek için planladığınız faaliyetlerin anlatılması. - Varsayımların anlatılması.
(c) Ortakların (veya diğer kuruluşların) faaliyete olan ilgi ve katılım düzeyleri
Proje faaliyetlerine aktif katılımı olmayan “göstermelik” ortak ya da ortaklarla teklif vermekten kaçınılmalıdır. Değerlendiricilerin bir ortağı “gerçek” ortak olarak değerlendirebilmeleri için, her ortağın projenin yürütülmesinde belirli rolü olmalı ve faaliyetle ilgileri açık olarak gerekçelendirilmelidir. Mümkün olduğu kadar, teklif etmeyi planladığınız proje / faaliyet ile ilgili deneyimi olan kuruluşları proje ortağı olarak seçmeye ve her ortağın faaliyet ve görev tanımlarının da proje amaçları ile uyumlu olmasına özen gösteriniz
Projedeki her ortağın sorumlulukları ve gerçekleştireceği faaliyetler ana hatları ile belirtilmelidir. Proje yönetimini destekleyen bir yürütme kurulunun (danışma kurulu) oluşturulması projeniz için yararlı olabilir. Bu durumda, projeyi destekleyen çeşitli organizasyonlardan bir temsilcinin de bu komiteye katılımı ile projeye sağlayacağı desteği belirgin hale getirebilirsiniz.
Ortak, iştirakçi ve alt yüklenici (taşeron) tanımları arasındaki farklar
Lütfen proje ortakları, iştirakçiler ve alt yükleniciler (taşeronlar) arasındaki farklılıklara dikkat ediniz.
Başvuru sahibi proje teklifini sunan ve kabulü halinde, fonu sağlayan kuruluş ile sözleşmeyi imzalayan kurumdur.
Projelerde farklı kuruluşlar projenin uygulamasında ve yürütülmesinde iş birliği yaparlar. Bu kuruluşlar proje ortakları olarak adlandırılırlar. Bir projenin yürütülmesine aktif olarak katılan birden fazla kuruluş varsa, bunlardan biri lider yüklenici olarak seçilir. Ortaklar projede eşit hak ve yükümlülüklere sahiptirler. Bu kuruluşlar proje faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumludurlar. Ortaklar, proje ile ilgili masraflarını karşılamak amaçlı hibeden pay alabilirler. Başvuran kuruluş (Lider yüklenici - Başvuru Rehberi bölüm 2.1.1’e bakınız) ve ortakların (Başvuru Rehberi Bölüm 2.1.2’ye bakınız) uygunluk şartları hibe Başvuru Rehberinde açık olarak tanımlanmıştır.
İştirakçi, lider yüklenici ve proje ortakları dışında olup, projeye finansal veya diğer konularda destek sağlayan organizasyon veya kuruluştur. İştirakçi özel bir firma da olabilir. Örneğin, işyerini eğitim amaçlı, ücretsiz olarak projeye tahsis eden veya projeye dahil olmayıp, projenin hedef kitle veya belediyenin bazı organlarıyla işbirliği yapılmasını kolaylaştıran bir sivil toplum örgütü olabilir. İştirakçiler katkıları ile ilgili olarak proje bütçesinden fon kullanamazlar.
Alt yüklenici ortaklar ve iştirakçiler dışında olup, (ortak veya iştirakçi olamaz) projeye mal veya hizmet sağlayan kuruluş / firmadır. Alt yükleniciler, proje başladıktan sonra, rekabetçi bir satın alma süreci ile seçilirler. Bu nedenle, satın alınacak servis veya malzeme sağlayıcı firma isimleri proje teklifinde yer almamalıdır.
Projenizin yürütülmesine katkıda bulunacak iştirakçiler varsa, bu kuruluşların rolü bu bölümde açıklanmalıdır. İştirakçi firmadan kendisinin, sizin projede bahsettiğiniz katkıları yapacağını taahhüt eden bir yazı alınması tavsiye edilir. Bu mektubu başvurunuzun ekler kısmına “destekleyici ek dokümanlar” başlığı altında koyunuz.
(f) Her ortağın projedeki rolünün açıklanması
Bu bölümde, ortaklarınızın seçilme nedenlerini açıklayın. Her rolün projenin başarısı açısından ne kadar gerekli ve tarif ettiğiniz yöntemler ile ilgili olduğunu açıkladığınızdan emin olun.
Ortak seçimi ve rollerde yapılan yanlışlar
- Ortaklar programda belirtilen uygunluk kriterlerini yerine getirmemektedirler. - Ortaklar alt yüklenici (taşeron) ve/veya iştirakçiler ile karıştırılmışlardır - Ortakların benzer projeler veya faaliyetlerde deneyimleri yoktur - Ortağın faaliyet alanı ve misyonu proje hedefleri ile ilgisizdir ve bu durum, ortaklığın uygulanabilirliğini şüpheye düşürmektedir. - Ortakların sorumlulukları açık olarak tanımlanmamıştır. - Ortaklık göstermeliktir. Ortaklık belirtildiği halde, ortağın üstleneceği rol ihmal edilecek kadar küçüktür ve/veya ortağın katılımı bir sonraki bölümde (f) yeteri kadar doğrulanmamıştır.
(g) Faaliyetin yürütülmesi için önerilen ekip
Bu bölümde proje ekibindeki her bireyin rolünü, proje ile ilgisini ve önemini tanımlayınız. (Tanımlamayı kişinin üstleneceği görev ve yürüteceği işler kapsamında yapınız. Kişi isimlerinden bahsetmeyiniz.)
Takım tanımlamasına örnek
Proje 3 tam ve 3 yarı zamanlı personel istihdam edecektir.
- Proje koordinatörü (tam zamanlı) - Proje gelişimine ve yönetimine nezaret etme sorumluluğunu taşıyan proje koordinatörü, aynı zamanda yerel resmi daireler ile ilişkilerin kurulması ve yürütülmesi konularından da sorumlu olacaktır. (Aynı şekilde projede tam zamanlı olarak görev alacak diğer kişilerin görevlerini açıklayın)
- Merkez koordinatörü (zamanının ¼’ünü projeye ayıracaktır) – Halk merkezinin ve merkez programlarının oluşturulmasından, resmi ve resmi olmayan topluluk liderleri ile ilişkilerin geliştirilmesinden, kadın organizasyonları ile ilişkilerin kurulmasından sorumlu olacaktır. (Projede yarı zamanlı çalışan tüm personelin görevlerini benzer şekilde açıklayınız)
Projede çalışacak tüm kilit uzmanların Avrupa Birliği CV formatına uygun özgeçmişlerini başvuru formuna ekleyiniz. İlgili kişinin projede alacağı görev CV’de belirtilmelidir. CV’ler yeterli detay içermeli ve kilit uzmanların niteliklerini, eğitim durumlarını ve iş tecrübelerini yansıtmalıdır.
1.9 Proje planı ve süresi
Öncelikle proje süresini belirtmeniz gereklidir ve bu süre “hibe başvuru” formunda belirtilen en çok süreyi (12 ay) aşamaz. Uygulama süresi belirtilen en çok süreyi geçen projeler değerlendirme dışı bırakılacaktır.
Faaliyet planında günler belirtilmeyecek, zamanlama aylık dilimler halinde (1.Ay, 2.Ay) gösterilecektir. Faaliyet planı hazırlarken gerçekçi olunuz ve belirtilen faaliyetlerin yürütülebilmesi için yeterli zamanı ayırınız. Plan, faaliyetlerin ayrıntılı tanımını değil, her faaliyetin sadece başlığını içermelidir. (Lütfen planda belirtilen faaliyetlerin “1.7 Faaliyetler” başlığı altındaki bölüm ile uyumlu olmasına dikkat ediniz.)
Faaliyet planı aşağıdaki format kullanılarak hazırlanmalıdır.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||